Elektroniczny obieg dokumentów jako proekologiczne rozwiązanie w Twojej firmie!

Żyjemy w dobie zielonej rewolucji, która z pewnością nie ominie szeroko pojętego biznesu. Dziś więc chcielibyśmy wspomnieć o rozwiązaniu, którego wdrożenie przynosi korzyści zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla środowiska. Czym właściwie jest elektroniczny obieg dokumentów? Czy taka forma przechowywania informacji firmowych jest w pełni zgodna z przepisami polskiego prawa? W jaki sposób przebiega proces wdrożenia? A tak w ogóle – dlaczego wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest proekologicznym rozwiązaniem? Poznaj odpowiedzi na te i więcej pytań!

Każda działalność gospodarcza jest generatorem dokumentów

Niezależnie od tego czy mówimy w tym miejscu o jednoosobowej działalności, czy o dużym przedsiębiorstwie – każdy z tych podmiotów jest generatorem różnego rodzaju dokumentacji. Te dokumenty to między innymi teczki pracownicze, umowy o współpracy z innymi podmiotami gospodarczymi, raporty czy faktury. Każdy z tych dokumentów musi być w odpowiedni sposób zarchiwizowany i w wielu przypadkach zaksięgowany. Dlatego prowadzenie dokumentacji firmowej pochłania ogromne pokłady energii i wymaga dużego nakładu finansowego (w wielu przypadkach nie tylko na samą obsługę, lecz również na miejsce składowania). Koniec wydatków jednak nie kończy się w tym miejscu, ponieważ składowanie i generowanie dokumentów w formie fizycznej wiąże się również z wydatkami związanymi z drukiem i zakupem ryz papieru.

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów w największym uproszczeniu polega na przeniesieniu całej istniejącej dokumentacji do sfery cyfrowej oraz zaprzestaniu generowania nowych dokumentów w wersji fizycznej. W Polsce taki model jest w pełni legalny, dlatego coraz więcej firm decyduje się na przeniesienie dokumentacji do sfery cyfrowej. Wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentacji firmowej zajmują się specjaliści IT – proces ten powinien przebiegać sprawnie i być dostosowanym do modelu funkcjonowania firmy. W efekcie pracodawca oraz uprawnieni pracownicy zyskują wygodny wgląd do dokumentacji firmowej. Przeglądanie dokumentów jest wygodne i generuje wiele oszczędności, przy czym jedna jest kluczowa, ponieważ wiąże się również z proekologicznym charakterem tego rozwiązania. Dany zakład może znacząco ograniczyć zużycie papieru, tuszy oraz wydziela mniej ozonu do powietrza (drukarki generują ozon w trakcie pracy). Takie rozwiązanie jest więc korzystne zarówno dla firmowego budżetu, jak i dla środowiska.